Habituar-se a novas ferramentas é uma verdadeira dor de cabeça. Mas isso não é um problema com o Office 365, uma vez que trabalha com os programas que já conhece e utiliza, como o Outlook, o Word, o Excel, o OneNote, o PowerPoint e o Publisher, o que torna a transição mais fácil e rápida para todos na sua empresa. Estas ferramentas continuam a oferecer os mesmos recursos, mas a eles acrescem outras funcionalidades poderosas que só estão disponíveis com o Office 365. Além disso, as atualizações são automáticas, o que significa menos um investimento, quer em tempo, quer em dinheiro (as duas palavras de ouro!).

O Office 365 é uma plataforma de experimentação fácil, configuração simples, aprendizagem intuitiva e utilização descomplicada. De facto, a administração do Office 365 foi concebida a pensar em organizações que não têm um departamento ou uma equipa de IT, pelo que qualquer utilizador com conhecimentos básicos de informática pode facilmente configurá-lo e utilizar as suas funcionalidades intuitivas. O portal online oferece ainda um conjunto de instruções passo-a-passo sobre como executar a maioria das configurações, como adicionar ou remover utilizadores. O Office 365 cuida do IT por si, para que os seus serviços estejam sempre operacionais e para que possa focar-se apenas no seu negócio sem ter de se preocupar com a aprendizagem do complexo e interminável jargão tecnológico. Lembre-se: já não é preciso ser geek para trabalhar como um!

O Office 365 põe a tónica no trabalho em equipa. Pode criar um portal protegido por senha para partilha de ficheiros pequenos ou grandes, alguns dos quais inaptos para o envio via email, e aceder a ele onde quer que esteja (tanto no escritório como fora dele), sempre que precisar. Dessa forma, pode encontrar num único local as últimas versões dos seus arquivos e documentos, independentemente do número de pessoas que está a trabalhar neles. Com recursos como videoconferências HD entre várias pessoas, partilhas de ecrã, calendários partilhados e chat de equipa, está sempre em sintonia com a sua equipa. Podem ainda editar ou rever documentos em conjunto em tempo real e elevar a colaboração na produção de documentos a um nível totalmente novo! As suas reuniões virtuais de equipa serão certamente muito mais produtivas… e muito mais divertidas! Força, equipa!

O Office 365 oferece-lhe uma série de ferramentas de comunicação, desde email corporativo e mensagens instantâneas a videoconferências via Skype for Business e até… uma rede social! Com o Yammer, pode ter a sua rede social corporativa personalizada, que permite tanto aos seus colaboradores como aos seus clientes e parceiros comunicarem de forma mais natural e espontânea, que hoje sabemos ser o tipo de comunicação que mais promove a inovação. Além disso, ao utilizar o Office 365, aplicações como o email, o calendário e os contactos são sincronizadas em todos os seus equipamentos em tempo real. Acabou de atualizar um contacto no seu telemóvel? Ele será automaticamente atualizado em todos os seus equipamentos. E os calendários partilhados permitem-lhe verificar se determinada pessoa está disponível em determinado momento para uma reunião. É menos uma coisa para perder tempo a perguntar!

Utilizar o portefólio de ferramentas disponíveis com o Office 365 transmite aos seus clientes e prospects a seriedade com que encara o seu negócio. Dá-lhes a perceção de que a sua empresa está atualizada e evoluiu até um ponto em que os problemas de infraestrutura e email já não fazem parte do dia-a-dia do seu negócio. O Office 365 permite-lhe ainda criar um nome de domínio personalizado (ex.: xxxx@linkcom.pt), que aumenta ainda mais a identificação da marca, e inclui ferramentas de design (SharePoint) para construção de sites profissionais. Já que vai estar no mercado, certifique-se de que o faz como um verdadeiro geek!

Esta é uma vantagem especialmente atraente para as pequenas empresas, que têm orçamentos mais reduzidos. Com o Office 365, esqueça os grandes investimentos iniciais! O Office 365 oferece opções flexíveis de subscrição mensal em função do número de utilizadores, permitindo-lhe acrescentar ou remover utilizadores conforme as necessidades crescentes do seu negócio (naturalmente, se subscrever por um período maior, obterá um custo mensal por utilizador mais atrativo). Basicamente, o Office 365 funciona numa lógica de “pay-as-you-go” (paga apenas o que consome), o que lhe garante maior previsibilidade de custos ao mesmo tempo que o ajuda a cumprir o seu orçamento mensal, sobretudo no início. O Office 365 oferece ainda grande flexibilidade, ao permitir que sejam disponibilizados aos utilizadores apenas os serviços de que eles realmente precisam. É muito simples: pode mudar os planos a qualquer altura!

Graças a 1TB de capacidade de armazenamento online no OneDrive e 50GB de capacidade de armazenamento no email por utilizador, tem espaço mais do que suficiente para guardar todas as suas informações na cloud! Além de poder guardá-las, pode ainda aceder a elas sempre que precisar, onde quer que esteja. O Office 365 foi concebido para oferecer garantias de fiabilidade, disponibilidade e desempenho, com um acordo de nível de serviço (SLA, Service Level Agreement) apoiado financeiramente que assegura 99.9% de tempo de atividade. Todos os seus documentos e aplicações, como o email, estão sempre disponíveis, aconteça o que acontecer.

Já imaginou o que seria perder ou quebrar o seu computador portátil? A segurança dos dados é uma das maiores preocupações de qualquer empresa, mas isso deixará de ser um problema se armazenar todos os seus dados na cloud. Saberá sempre onde estão os seus dados e quem tem acesso a eles e, mais importante, poderá ter a certeza de que estão seguros. Com o Office 365, pode usar os mesmos sistemas usados pela Microsoft e por milhares de outras empresas em todo o mundo, que o ajudarão a proteger os seus emails, documentos e redes de emails não autorizados (spam), software malicioso (malware) e outras ameaças 24 horas por dia, 7 dias por semana. Esses sistemas estão certificados em algumas das normas mais exigentes da indústria, como a ISO 27001, o EU – US Safe Harbor e o HIPAA. De facto, o Office 365 é o primeiro grande serviço de produtividade na cloud a ter estruturas de segurança no local baseadas em normas ISO 27001 verificadas por auditores independentes.

Sabia que, de acordo com um estudo do Institute for Business and Home Safety, dos E.U.A., realizado em 2015, 25% das pequenas empresas não reabrem portas após um grande desastre? Se o seu sistema interno falhar ou o edifício da sua empresa for destruído por um incêndio ou uma inundação, estará a comprometer os seus largos anos de trabalho e, eventualmente, toda a sua empresa. Mas pode evitar situações como essa se escolher ter todos os seus dados na cloud. O Office 365 ajuda a proteger os seus dados críticos com fiabilidade geo-redundante e permite a recuperação de desastres com vários datacenters, de acordo com uma política de privacidade rigorosa. Esperemos que a sua empresa nunca compreenda a verdadeira importância deste benefício!